كيف ينضمّ بوت «خلاصة» إلى اجتماعات Google Meet وZoom وMicrosoft Teams، وماذا يرى المضيف
الصق رابطًا أو اربط تقويمك
هناك طريقتان لإدخال البوت إلى اجتماع. الأولى أن تلصق رابط الاجتماع في «خلاصة» — عنوان meet.google.com، أو رابط دعوة Zoom الكامل الذي يتضمّن معرّف الاجتماع وكلمة المرور، أو رابط «الانضمام إلى الاجتماع الآن» من دعوة Microsoft Teams — ثم تختار اللغة (الكشف التلقائي، أو العربية + الإنجليزية، أو الإنجليزية، أو العربية)، وتبدأ الآن أو تحدّد وقت بدء للتسجيل لاحقًا.
والثانية أن تربط تقويم Google أو Microsoft وتدَع «خلاصة» تنضمّ تلقائيًا إلى الاجتماعات المدرجة فيه وفق قاعدة التسجيل التلقائي التي تختارها: كل الاجتماعات، أو ما تنظّمه أنت فقط، أو ما يطابق كلمة مفتاحية. وفي الحالتين لست بحاجة إلى أن تكون المضيف: يستطيع أي عضو في مساحة عملك مخوَّل بالتسجيل أن يطلب تسجيل اجتماع دُعي إليه، ما دام المضيف يقبل انضمام البوت. وللاجتماعات المتكرّرة جدوِلها مرّة واحدة أو اربط تقويمك، فينضمّ البوت في موعد كل جلسة دون أن يبدأ أحد التسجيل يدويًا.
يطلب البوت الانضمام — وأمامك خمس دقائق
في وقت البدء يفتح البوت الاجتماع في متصفح حقيقي والميكروفون والكاميرا مغلقان، ويطلب الانضمام كما يفعل أي شخص مدعو. ففي Google Meet هو طلب «طلب الانضمام» الذي يراه المضيف؛ وفي Zoom هو غرفة الانتظار إن كان المضيف يستخدمها؛ وفي Microsoft Teams هو ردهة الانتظار. وأثناء الانتظار تعرض لوحة التحكم الحالة «بانتظار السماح بالدخول».
وعلى أحدهم أن يقبله خلال خمس دقائق. وعلى Google Meet، إن لم يكن المضيف قد بدأ الاجتماع بعد، يواصل البوت المحاولة طوال تلك الدقائق الخمس. وإن لم يقبله أحد خلال هذه المهلة توقّف التسجيل عند هذا الحد: لا يُلتقط شيء، ولا تُستهلك أي ساعة تسجيل، ولا يُحتسب شيء. ويُعامَل الاجتماع الذي لا ينضمّ إليه أحد بالطريقة نفسها — ينتظر البوت المشارك الآخر الأول خمس دقائق ثم يغادر، والغرفة الفارغة لا تكلّف شيئًا.
ماذا يرى المشاركون
لا تسجّل «خلاصة» في الخفاء أبدًا. يظهر البوت في قائمة المشاركين ضيفًا إضافيًا واحدًا باسم KhulasaBot (Recording) — أو الاسم الظاهر الذي اختارته مؤسستك متبوعًا دائمًا بـ«(Recording)» — بصوت مكتوم ودون فيديو. فليس له ميكروفون ولا كاميرا، فلا يتكلّم ولا يشارك شاشة قط.
وفور قبوله، وقبل أن يبدأ التسجيل، ينشر في دردشة الاجتماع إشعارًا بالإنجليزية ثم بالعربية يفيد بأن الاجتماع يُسجَّل لإعداد ملخّص، مع رابط إلى إشعار التسجيل على khulasa.ai بكل لغة. وفي Google Meet يُثبَّت الإشعار الإنجليزي أيضًا حيث يسمح العميل بذلك، ليراه من ينضمّ متأخرًا. ومن يفضّل عدم التسجيل يمكنه أن يطلب من المضيف إزالة البوت، فينتهي التسجيل لحظة إزالته. ولا تستخدم «خلاصة» ميزة التسجيل المدمجة في المنصّة، ولذلك لا يظهر مؤشر التسجيل الخاص بالمنصّة — فالإفصاح هو الضيف المسمّى وإشعار الدردشة. وإذا عطّل المضيف الدردشة للمشاركين تعذّر نشر الإشعار، فعلى المضيف حينها أن يعلن عن التسجيل بنفسه. وننصح بأن يذكر المضيف التسجيل أيضًا عند افتتاح الاجتماع، وبأن تراجع سياسة مؤسستك والقانون المحلي قبل التسجيل.
لكل منصّة: Google Meet وZoom وMicrosoft Teams
مسار القبول هو الشيء الوحيد الذي يختلف فعلًا بين المنصّات الثلاث، لأن كلًّا منها تعامل المشارك الخارجي بطريقة مختلفة. ولا يلزم تثبيت شيء في أيٍّ منها ولا تغيير أي إعداد لدى المسؤول في الحالة المعتادة؛ والتفاصيل التالية هي ما تُخبر به المضيف قبل الاجتماع.
- Google Meet — ينضمّ البوت مسجّلًا الدخول بحساب Google خاص به، فيرى المضيف طلب «طلب الانضمام». وقد يعرض Google Meet الطلبات الواردة من حسابات لا يتعرّف عليها في موضع منفصل ليراجعها المضيف، فأخبر المضيف مسبقًا بأن يبحث عن «خلاصة» هناك. وتعمل حسابات Google المجانية وGoogle Workspace على حدٍّ سواء؛ أما الاجتماع المقصور على مؤسسة Google Workspace واحدة فيرفض الحسابات الخارجية ولا يمكن تسجيله.
- Zoom — ينضمّ البوت عبر مسار «الانضمام من المتصفح» كضيف باسم KhulasaBot (Recording)، دون حساب Zoom ودون تسجيل سحابي من Zoom. ويحتاج إلى رابط الدعوة الكامل بكلمة المرور المضمّنة فيه، ويدخل غرفة الانتظار إن كان المضيف يستخدمها. والاجتماع المضبوط بحيث لا ينضمّ إليه إلا مستخدمو Zoom مسجَّلو الدخول يُبقي البوت خارجه، لأنه لا يسجّل الدخول أبدًا.
- Microsoft Teams — يفتح البوت الرابط، ويختار «المتابعة على هذا المتصفح»، ويكتب اسمه، وينضمّ كضيف مجهول، فيرسله Microsoft Teams إلى ردهة الانتظار ليقبله المنظّم أو أحد مقدّمي العرض. دون حساب Microsoft، ودون ترخيص Microsoft 365 Copilot، ودون تثبيت أي شيء في مستأجر مؤسستك؛ والإعداد الوحيد المهم هو ما إذا كان يُسمح للمستخدمين المجهولين بالانضمام، وهو مسموح افتراضيًا.
أثناء التسجيل
يبدأ التسجيل لحظة قبول البوت. وهو صوتي فقط افتراضيًا — ملف .m4a — مع وضع صوت + فيديو متاح كخيار على مستوى النشر لا لكل تسجيل. ويستمرّ التسجيل الواحد حتى 4 ساعات، أو حتى تنفد ساعاتك الشهرية المتبقية، أيّهما أسبق؛ وإذا كانت حصّتك هي ما سينهي التسجيل، يقول البوت ذلك في الدردشة قبل أن يغادر. ولا تُحتسب من حصّتك إلا الدقائق التي كانت فيها الغرفة مشغولة فعلًا.
ويمكنك إيقاف التسجيل مؤقتًا من لوحة التحكم دون أن يغادر البوت الاجتماع، لجزء من الحوار لا يُراد تسجيله. والإيقاف المؤقت هو مسجِّل متوقّف: لا يُلتقط شيء أثناءه، والفترة الموقوفة غائبة عن الملف لا مكتومة ولا محشوّة، ولذلك لا تُحتسب أيضًا. وينشر البوت في الدردشة سطرًا قصيرًا بأنه «متوقّف مؤقتًا» حين يتوقّف، وسطر «استُؤنف» قبل أن يبدأ من جديد، فتعرف الغرفة دائمًا في أي حالة هو. ويجوز أن يستمرّ الإيقاف المؤقت الواحد حتى 30 دقيقة، ومجموع فترات الإيقاف في التسجيل الواحد حتى ساعتين؛ وبعد تجاوز أيٍّ من الحدّين ينتهي التسجيل، ويُحفظ ما التُقط قبل الإيقاف تمامًا كما لو أوقفته أنت. ويمكنك إيقاف التسجيل نهائيًا في أي وقت من لوحة التحكم، فيغادر البوت فورًا ويُرفع ما التُقط حتى تلك اللحظة.
متى يغادر البوت
يستمرّ التسجيل المفتوح حتى يقع أول ما يلي. وإذا تعطّل المتصفح أو المسجِّل نفسه في منتصف الاجتماع، يُبلَّغ عن التسجيل بوصفه فاشلًا بدل حفظه تسجيلًا كامل المدة لا شيء فيه.
- أُزيل البوت من الاجتماع — ينتهي التسجيل، ولا يعود البوت من تلقاء نفسه.
- أنهى المضيف الاجتماع للجميع — ينتهي التسجيل.
- غادر الجميع سوى البوت اجتماعًا كان فيه صحبة — ينتهي التسجيل بعد مهلة قصيرة، فلا ينهيه انقطاع عابر يعقبه عودة.
- لم ينضمّ أحد سواه قط — يغادر البوت بعد مهلة الغياب البالغة خمس دقائق، ولا يُحتسب شيء.
- بلغ التسجيل سقف الساعات الأربع أو ما تبقّى من حصّتك الشهرية — ينتهي التسجيل عند هذا الحد ويُحفظ ما التُقط.
- أوقفته أنت من لوحة التحكم — ينتهي التسجيل فورًا.
- تجاوز إيقاف مؤقت حدّه — 30 دقيقة للإيقاف الواحد، وساعتان لمجموع فترات الإيقاف — فينتهي التسجيل بما التُقط حتى تلك اللحظة.
بعد الاجتماع
حين يغادر البوت، يُرفع الصوت ويُفرَّغ ويُحلَّل. ثم يظهر النص المفرَّغ والملخّص والقرارات والإجراءات المطلوبة في لوحة التحكم، ويصل الملخّص بالبريد الإلكتروني إلى من طلب التسجيل، ويمكن إشعار الفريق كله داخل التطبيق. ويُنتَج كل شيء بعد انتهاء الاجتماع — فلا تفريغ حيّ أثناءه. وتُعالَج العربية والإنجليزية في التسجيل نفسه، مع إبقاء المصطلحات الإنجليزية بحروف لاتينية وكتابة الملخّص باللغة الغالبة على الاجتماع. ويستطيع كل من يحقّ له الاطّلاع على التسجيل أن يفتح النص المفرَّغ وينتقل بالضغط على أي سطر إلى تلك اللحظة في التسجيل.
ما لا ندعمه
ينضمّ البوت إلى الاجتماعات العادية من المتصفح، وبعض أنواع الاجتماعات خارج ذلك.
- الندوات عبر الإنترنت، والأحداث المباشرة، واللقاءات العامة، والندوات التي تتطلّب تسجيلًا مسبقًا.
- الغرف الفرعية، ووضع الجهاز المرافق في Google Meet، والبثّ المباشر.
- أرقام الاتصال الهاتفي ورموز PIN — فهي ليست روابط اجتماع.
- أجهزة Zoom Rooms وMicrosoft Teams Rooms.
- الاجتماعات التي تشترط تسجيل دخول كل مشارك: اجتماعات Zoom المقصورة على المستخدمين الموثَّقين، واجتماعات Google Meet المقصورة على مؤسسة Google Workspace واحدة، ومستأجرو Microsoft Teams الذين يحظرون الانضمام المجهول.
- تسجيل نشط واحد لكل اجتماع — يُرفض طلب ثانٍ للرابط نفسه ما دام الأول جاريًا.
- لا تُلتقط مشاركات الشاشة ولا رسائل الدردشة ولا الترجمة الحيّة في ملفات مستقلة، ولا يوجد تفريغ حيّ أثناء الاجتماع.
أسئلة عن بوت الاجتماعات
كيف أضيف مدوّن ملاحظات «خلاصة» إلى اجتماع Microsoft Teams؟
انسخ رابط «الانضمام إلى الاجتماع الآن» من الدعوة، وافتح «خلاصة»، واختر «سجّل اجتماعًا»، والصق الرابط، وحدّد اللغة، ثم اضغط «ابدأ التسجيل» — أو حدّد وقت بدء للتسجيل لاحقًا. تنضمّ «خلاصة» من المتصفح كضيف مجهول باسم KhulasaBot (Recording) وتنتظر في الردهة؛ وحين يقبلها المنظّم يبدأ التسجيل. وإذا ربطت تقويم Microsoft، استطاعت «خلاصة» الانضمام تلقائيًا إلى اجتماعات Microsoft Teams المدرجة فيه وفق قاعدة التسجيل التلقائي التي تحدّدها.
البوت ينتظر في الردهة — ماذا يفعل المنظّم؟
يقبله، كما يقبل أي ضيف خارجي. فلأن «خلاصة» تنضمّ بصفة مجهولة لا من حساب Microsoft، يعاملها Microsoft Teams كضيف، وبعض المستأجرين يضع علامة على بوتات الاجتماعات الخارجية ويعرض تذكيرًا قبل أن يضغط المنظّم «قبول». ابحث عن الاسم KhulasaBot (Recording) — أو الاسم الذي اختارته مؤسستك متبوعًا بـ«(Recording)» — واقبله خلال خمس دقائق. فإن تُرك منتظرًا فشل التسجيل ولم يُلتقط شيء ولم يُحتسب شيء.
وضع Google Meet البوت في قائمة مراجعة. ماذا الآن؟
اطلب من المضيف فتح تلك القائمة وقبول «خلاصة» منها. فقد يعرض Google Meet طلبات الانضمام الواردة من حسابات لا يتعرّف عليها في موضع منفصل لا في الطلب الرئيسي. وينتظر البوت حتى خمس دقائق ليقبله أحد، وتعرض لوحة التحكم خلالها الحالة «بانتظار السماح بالدخول»؛ وعلى Google Meet، إذا لم يكن المضيف قد بدأ الاجتماع بعد، يواصل المحاولة طوال تلك الدقائق الخمس. فإن لم يقبله أحد فشل التسجيل، ولم يُلتقط شيء، ولم تُستهلك أي ساعة تسجيل.
هل يسجّل البوت إن لم ينضمّ أحد؟
لا. بعد قبوله ينتظر البوت المشارك الآخر الأول خمس دقائق. فإن لم ينضمّ أحد قط، غادر، ولا تكلّف الغرفة الفارغة شيئًا — لا تُستهلك أي ساعة تسجيل. وينطبق الأمر نفسه حين لا يقبله أحد أصلًا: لا يُلتقط شيء ولا يُحتسب شيء. ولا يبدأ احتساب أي وقت إلا حين تكون الغرفة مشغولة فعلًا.
هل يمكنني إيقاف التسجيل مؤقتًا؟
نعم، من لوحة التحكم، دون أن يغادر البوت الاجتماع. ولا يُلتقط شيء أثناء الإيقاف المؤقت: فالفترة الموقوفة غائبة عن الملف لا مكتومة، ولا تُحتسب. وينشر البوت في الدردشة سطر «متوقّف مؤقتًا» حين يتوقّف وسطر «استُؤنف» قبل أن يبدأ من جديد. ويجوز أن يستمرّ الإيقاف المؤقت الواحد حتى 30 دقيقة ومجموع فترات الإيقاف حتى ساعتين؛ وبعد تجاوز أيٍّ من الحدّين ينتهي التسجيل ويُحفظ ما التُقط قبل الإيقاف.
هل يعود البوت إذا أزاله أحد؟
لا. إذا أُزيل البوت من الاجتماع انتهى التسجيل لحظة إزالته ولا يعود من تلقاء نفسه — وهذه هي الطريقة التي يوقف بها التسجيلَ مشاركٌ يفضّل عدم التسجيل. ويُرفع ما التُقط حتى تلك اللحظة ويُفرَّغ ويُحلَّل كالمعتاد. ولتسجيل بقية الاجتماع اطلب تسجيلًا جديدًا ودَع المضيف يقبل البوت مجددًا.
هل ينضمّ إلى اجتماع تستضيفه مؤسسة أخرى؟
نعم، ما دامت تلك المؤسسة تسمح بدخول المشاركين الخارجيين. تلصق الرابط الذي دُعيت به، فتنضمّ «خلاصة» كمشارك مستقل وتنتظر القبول، ويقبلها المضيف من جهته — في ردهة Microsoft Teams، أو غرفة انتظار Zoom، أو طلب الانضمام في Google Meet. ويرى الجميع في الاجتماع الضيف المسمّى وإشعار التسجيل، فالتسجيل علني. أخبر المنظّم مسبقًا بأن «خلاصة» ستطلب الانضمام، وراجع سياستك والقانون المحلي بشأن تسجيل الاجتماعات مع أطراف خارجية. أما في Google Meet فقد يظهر طلب البوت في قائمة مراجعة منفصلة، فأخبر المضيف بأن يبحث عنه هناك.