محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واللجان بالذكاء الاصطناعي — مسوّدة ثنائية اللغة يراجعها أمين السرّ

محضر الذكاء الاصطناعي نقطة انطلاق لمن يتحمّل مسؤولية السجلّ، لا بديل عنه. بعد الاجتماع تكتب «خلاصة» الملخّص، وتعدّد ما تقرّر، وتُبرز ما طُرح بوصفه خطرًا، وتُسند الإجراءات المطلوبة إلى من تعهّد بها، باللغة الغالبة على القاعة. وما تنتجه مسوّدة يراجعها أمين السرّ، لا حكمًا نهائيًا: يقارنها أمين سرّ المجلس أو كاتب المحضر بالتسجيل، ويصحّح الأسماء والأرقام، ويحذف ما لا ينبغي تدوينه، ثم يُصدر النسخة النهائية عبر الإجراء المعتاد في الشركة. ولا تقدّم «خلاصة» أي استشارة قانونية، ولا تقرّر ما يلزم المجلس تدوينه؛ وإنما تسرّع المرور الأول وتضع بين يدي المراجع نصًّا مفرَّغًا بتسميات المتحدّثين والطوابع الزمنية ليتحقّق من أي سطر فيه. ولا يوجد تفريغ حيّ أثناء الاجتماع: كل شيء يُنتَج بعد انتهائه، فلا يشتّت النقاش نصٌّ يتدفّق على الشاشة. أما المسؤولية عن دقّة المحضر وعمّا يُثبَت فيه فتبقى حيث كانت دائمًا: عند أمين السرّ والمجلس.

والنص المفرَّغ نفسه هو النص الكامل للاجتماع كما قيل، بتسميات المتحدّثين والطوابع الزمنية، فتُعاد الجملة المختلَف عليها إلى السماع بدل أن يُختلف حولها. اضغط على أي سطر للانتقال إلى تلك اللحظة في التسجيل.

قلّما ينعقد مجلس في المنطقة بلغة واحدة. قد يفتتح الرئيس بالعربية، ويعرض المدير المالي الأرقام بالإنجليزية، وينتقل أحد الأعضاء بين اللغتين في الجملة الواحدة. وتفرّغ «خلاصة» اللغتين في الاجتماع نفسه — بل في الجملة الواحدة — وتُبقي أسماء الشركات والمنتجات والمصطلحات المالية الإنجليزية بحروف لاتينية بدل إعادة كتابتها بحروف عربية. اختر عند طلب التسجيل: الكشف التلقائي، أو العربية + الإنجليزية، أو الإنجليزية، أو العربية؛ ويعود الملخّص والقرارات والإجراءات المطلوبة باللغة الغالبة على الحوار، فيخرج اجتماع المجلس العربي بمحضر عربي. وليس على أمين السرّ أن يختار لغة المحضر يدويًّا في كل مرّة؛ فاللغة الغالبة على الحوار هي التي تحدّد لغة الملخّص والقرارات. ولا ندّعي دعم لهجات بعينها ولا لغات أخرى، والتطبيق نفسه ثنائي اللغة بالكامل، بواجهة عربية من اليمين إلى اليسار لأمين السرّ الذي يعمل بالعربية.

تحتفظ المجالس بسجلّاتها مدةً محدّدة ثم تتخلّص منها عن قصد، وتسير «خلاصة» على هذا النهج بدل أن تعارضه. يمكنك تحديد مدة احتفاظ تُمحى بعدها التسجيلات من كل مكان؛ ووضع حجز قانوني على تسجيل بعينه يستثنيه من تلك المدة ما دامت المسألة مفتوحة؛ وإخفاء عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف قبل حفظ التحليل؛ وحذف أي شيء نهائيًا في أي وقت. وعند الحذف تُمحى الوسائط فورًا، وقد تبقى نسخ من سجلّات قاعدة البيانات المرتبطة بها في نسخ احتياطية مشفّرة حتى أربعة عشر يومًا بعد الحذف، ثم تُمحى. ويظلّ كل تسجيل ملكًا لمؤسستك، ولا يُستخدم محتوى اجتماعاتك لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي — فالتدريب لا يجري إلا باختيارك، وهو معطَّل افتراضيًا. ويدوّن سجلّ تدقيق يكشف أي عبث من فعل ماذا، ويمكن تصديره بصيغة CSV.

تطول أيام المجالس. ويستمرّ التسجيل الواحد حتى 4 ساعات في جميع الباقات بما فيها المجانية؛ وإذا طالت الجلسة أكثر من ذلك يُسجَّل منها ما يسع هذه المدة، ثم يُفرَّغ الجزء المسجَّل ويُلخَّص ويُحفَظ كالمعتاد. ولا تُحتسب من الحصّة الشهرية لصاحب الطلب إلا الدقائق التي كانت فيها الغرفة مشغولة فعلًا؛ وإذا كانت تلك الحصّة هي ما سينهي التسجيل، يقول البوت ذلك في الدردشة قبل أن يغادر، فلا يُفاجأ المجلس بتوقّفه. أما الجلسة المغلقة — نقاش لا يريد المجلس تدوينه، أو جلسة تنفيذية من دون الإدارة — فيستطيع كل من يحقّ له إيقاف التسجيل أن يوقفه مؤقتًا من لوحة التحكم دون أن يغادر البوت الاجتماع. والإيقاف المؤقت يوقف المشفِّر، فتغيب الفترة الموقوفة عن الملف بحكم البنية: لا مكتومة ولا مجمّدة، بل غير موجودة أصلًا، ولا تُحتسب. وينشر البوت في الدردشة سطرًا قصيرًا يفيد بالإيقاف المؤقت حين يبدأ، وسطرًا يفيد بالاستئناف قبل أن يعود الالتقاط، فتعرف القاعة دائمًا في أي حال هي. ويجوز أن يمتدّ الإيقاف المؤقت الواحد حتى 30 دقيقة، ومجموع الإيقافات في الاجتماع الواحد حتى ساعتين؛ وبعد أيٍّ من الحدّين ينتهي التسجيل بصورة طبيعية، ويُستكمل ما سُجّل قبل الإيقاف ويُرفع كأي تسجيل آخر.